Università degli Studi del Sannio

Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 09/03/2026

La presente informativa sul trattamento dei dati personali descrive le modalità di gestione dei dati personali degli utenti che accedono al servizio di assistente virtuale "Arechi" dell'Università degli Studi del Sannio. Le informazioni qui contenute sono valide esclusivamente per il chatbot "Arechi" accessibile tramite il presente portale.

L'obiettivo di questo documento è fornire, in maniera trasparente, informazioni chiare sui dati raccolti tramite il servizio di assistente virtuale e sulle relative modalità di utilizzo. L'utilizzo di questo servizio comporta il trattamento di informazioni aventi natura di dati personali.

1. DEFINIZIONI CHIAVE

Per una piena comprensione della presente informativa, l'Università degli Studi del Sannio condivide le seguenti definizioni:

  • Trattamento: qualsiasi operazione compiuta e applicata ai dati personali;
  • Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile;
  • Titolare del Trattamento: il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;
  • Utente/interessato: la persona fisica cui si riferiscono i dati personali trattati tramite il servizio di assistente virtuale "Arechi" erogato dall'Ateneo.

2. IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è l'Università degli Studi del Sannio, con sede legale in Piazza Guerrazzi, 1, (cap 82100), Tel. +39 0824305081 C.F. 01114010620 Mail: segreteria.rettore@unisannio.it, PEC: amministrazione@cert.unisannio.it (di seguito: Titolare del trattamento o Titolare)

3. IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) può essere contattato al seguente indirizzo mail: dpo@unisannio.it

4. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Il servizio di assistente virtuale "Arechi" è progettato per ridurre al minimo la raccolta di dati personali. Non vengono utilizzati cookie, né vengono raccolti dati di navigazione (indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, ecc.).

I soli dati trattati nell'ambito dell'utilizzo del servizio sono:

  • contenuto dei messaggi inseriti dall'utente nelle conversazioni con il chatbot;
  • identificativo di sessione anonimo, generato automaticamente in formato UUID al momento dell'accesso e non riconducibile all'identità dell'utente.

I messaggi e l'identificativo di sessione vengono temporaneamente conservati in memoria al solo fine di mantenere lo storico della conversazione durante la sessione attiva e vengono automaticamente eliminati dopo 30 minuti di inattività. Le conversazioni non vengono in alcun modo utilizzate per l'addestramento o il miglioramento dei modelli di intelligenza artificiale impiegati dal servizio.

Eventuali dati e informazioni personali (es.: nome, cognome, numero di matricola, categorie particolari di dati personali, ecc.) possono essere forniti volontariamente dall'utente all'interno delle conversazioni con il chatbot. Si invita l'utente a non inserire dati personali sensibili (quali dati relativi alla salute, all'orientamento sessuale, alle convinzioni religiose, ecc.) nelle conversazioni con l'assistente virtuale.

5. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il servizio di assistente virtuale "Arechi" mira a facilitare l'accesso alle informazioni relative ai servizi erogati dall'Ateneo. Il trattamento dei dati personali è finalizzato alla gestione delle richieste che gli interessati inoltrano tramite il chatbot per:

  • ottenere informazioni sui servizi, l'offerta formativa e le attività dell'Ateneo;
  • ricevere assistenza su procedure amministrative e accademiche;
  • ricevere orientamento e supporto informativo generale.

I dati personali necessari per l'elaborazione delle richieste vengono trattati dal Titolare per motivi di interesse pubblico connessi alle finalità istituzionali dell'Ateneo (art. 6, par. 1, lett. e del GDPR), nonché sulla base del legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR) a fornire un servizio di assistenza informativa agli utenti. L'utilizzo del chatbot è facoltativo. Il mancato utilizzo del servizio non comporta alcuna conseguenza per l'utente, che potrà comunque accedere alle informazioni dell'Ateneo attraverso i canali tradizionali.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati sono trattati esclusivamente in forma elettronica e in modo automatizzato dai sistemi informatici che erogano il servizio. Non è prevista alcuna consultazione manuale delle conversazioni da parte del personale. I dati non vengono comunicati a terzi, salvo eventuali obblighi di legge.

7. SICUREZZA DEL TRATTAMENTO

Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard IT riconosciuti a livello internazionale. Tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

8. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati relativi alle conversazioni (messaggi e identificativo di sessione) vengono conservati temporaneamente in memoria per un periodo massimo di 30 minuti dall'ultima interazione, al solo fine di garantire la continuità della conversazione. Trascorso tale periodo, i dati vengono automaticamente e definitivamente eliminati. Non è prevista alcuna forma di archiviazione permanente delle conversazioni.

9. DIRITTI DELL'INTERESSATO

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:

  • Diritto di accesso: richiedere informazioni sui dati personali conferiti;
  • Diritto di rettifica: richiedere una rettifica dei dati personali;
  • Diritto di cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati;
  • Diritto di limitazione di trattamento: richiedere una limitazione del trattamento;
  • Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati.

Si precisa che, data la natura anonima e temporanea del trattamento (identificativo di sessione non riconducibile all'utente ed eliminazione automatica dei dati entro 30 minuti), l'esercizio dei diritti di accesso, rettifica e cancellazione potrebbe risultare oggettivamente impossibile in quanto il Titolare non è in grado di identificare l'interessato ai sensi dell'art. 11 del GDPR.

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure, in alternativa, presentare ricorso all'Autorità Giudiziaria competente.

10. FINALITÀ DIVERSA DEL TRATTAMENTO

Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quelle iniziali, fornirà all'interessato una nuova informativa prima di tale ulteriore trattamento.

11. MODIFICHE

Il Titolare del trattamento si impegna ad informare l'utente circa eventuali variazioni del presente documento; si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente. Si consiglia di controllare regolarmente la documentazione prima del conferimento dei dati personali.