Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 17 ottobre 2026

La presente informativa sul trattamento dei dati personali descrive le modalità di gestione dei dati personali degli utenti che accedono al servizio di assistente virtuale "Arechi" dell'Università degli Studi del Sannio. Le informazioni qui contenute sono valide esclusivamente per il chatbot "Arechi" accessibile tramite il presente portale.

L'obiettivo di questo documento è fornire, in maniera trasparente, informazioni chiare sui dati raccolti tramite il servizio di assistente virtuale e sulle relative modalità di utilizzo. L'utilizzo di questo servizio comporta il trattamento di informazioni aventi natura di dati personali.

1. DEFINIZIONI CHIAVE

Per una piena comprensione della presente informativa, l'Università degli Studi del Sannio condivide le seguenti definizioni:

Trattamento: qualsiasi operazione compiuta e applicata ai dati personali;
Dato personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile;
Titolare del Trattamento: il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;
Utente/interessato: la persona fisica cui si riferiscono i dati personali trattati tramite il servizio di assistente virtuale "Arechi" erogato dall'Ateneo.

2. IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è l'Università degli Studi del Sannio, con sede legale in Piazza Guerrazzi, 1, (cap 82100), Tel. +39 0824305081 C.F. 01114010620 Mail: segreteria.rettore@unisannio.it, PEC: amministrazione@cert.unisannio.it (di seguito: Titolare del trattamento o Titolare)

3. IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD) può essere contattato al seguente indirizzo mail: dpo@unisannio.it

4. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Il servizio di assistente virtuale "Arechi" è progettato per ridurre al minimo la raccolta di dati personali. Non vengono utilizzati cookie di profilazione né cookie tecnici per la chat; il browser memorizza localmente soltanto la lingua scelta per l'interfaccia. Per finalità statistiche viene utilizzato il servizio Web Analytics Italia, operato dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), in modalità anonima e senza cookie (vedi sezione 10).

I soli dati trattati nell'ambito dell'utilizzo del servizio sono:

contenuto dei messaggi inseriti dall'utente nelle conversazioni con il chatbot;
identificativo di sessione anonimo, generato automaticamente in formato UUID al momento dell'accesso e non riconducibile all'identità dell'utente;
indirizzo IP del dispositivo, utilizzato esclusivamente per finalità di sicurezza e per limitare il numero di richieste inviate al servizio (prevenzione degli abusi): il relativo contatore viene eliminato automaticamente entro 60 secondi.

I messaggi e l'identificativo di sessione vengono conservati temporaneamente al solo fine di mantenere lo storico della conversazione durante la sessione attiva e vengono automaticamente eliminati dopo 15 minuti di inattività. Le conversazioni non vengono in alcun modo utilizzate per l'addestramento o il miglioramento dei modelli di intelligenza artificiale impiegati dal servizio.

Eventuali dati e informazioni personali (es.: nome, cognome, numero di matricola, categorie particolari di dati personali, ecc.) possono essere forniti volontariamente dall'utente all'interno delle conversazioni con il chatbot. Si invita l'utente a non inserire dati personali sensibili (quali dati relativi alla salute, all'orientamento sessuale, alle convinzioni religiose, ecc.) nelle conversazioni con l'assistente virtuale.

5. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il servizio di assistente virtuale "Arechi" mira a facilitare l'accesso alle informazioni relative ai servizi erogati dall'Ateneo. Il trattamento dei dati personali è finalizzato alla gestione delle richieste che gli interessati inoltrano tramite il chatbot per:

ottenere informazioni sui servizi, l'offerta formativa e le attività dell'Ateneo;
ricevere assistenza su procedure amministrative e accademiche;
ricevere orientamento e supporto informativo generale.

L'utilizzo del chatbot è facoltativo. Il mancato utilizzo del servizio non comporta alcuna conseguenza per l'utente, che potrà comunque accedere alle informazioni dell'Ateneo attraverso i canali tradizionali.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati sono trattati in forma elettronica e in modo automatizzato dai sistemi informatici che erogano il servizio. Non è prevista alcuna consultazione manuale delle conversazioni da parte del personale dell'Ateneo.

Per l'elaborazione delle risposte, il contenuto dei messaggi della conversazione in corso viene inoltrato a OpenRouter, Inc., che funge da intermediario tecnico, e ai fornitori dei modelli linguistici da essa instradati (ad esempio Anthropic, Google e OpenAI). L'identificativo di sessione non viene trasmesso a tali soggetti, che agiscono in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

Il servizio utilizza l'instradamento regionale europeo di OpenRouter: le richieste vengono elaborate esclusivamente su infrastrutture situate nell'Unione Europea. I fornitori dei modelli impiegati applicano una politica di conservazione zero dei dati (zero data retention): il contenuto delle richieste non viene conservato dopo l'elaborazione della risposta e non viene utilizzato per l'addestramento dei modelli di intelligenza artificiale.

Per reperire le informazioni richieste, l'assistente può interrogare i servizi informativi pubblici dell'Ateneo e dei relativi fornitori (ad esempio il calendario delle lezioni, gli appelli d'esame, le rubriche dei contatti e il catalogo bibliotecario), trasmettendo soltanto i termini di ricerca necessari (ad esempio il nome di un insegnamento o il titolo di un libro) e nessun identificativo dell'utente.

Al di fuori di quanto sopra indicato, i dati non vengono comunicati a terzi, salvo eventuali obblighi di legge.

7. SICUREZZA DEL TRATTAMENTO

Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard IT riconosciuti a livello internazionale. Tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

8. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati relativi alle conversazioni (messaggi e identificativo di sessione) vengono conservati temporaneamente per un periodo massimo di 15 minuti dall'ultima interazione, al solo fine di garantire la continuità della conversazione. Trascorso tale periodo, i dati vengono automaticamente e definitivamente eliminati. Non è prevista alcuna forma di archiviazione permanente delle conversazioni.

9. DIRITTI DELL'INTERESSATO

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:

Diritto di accesso: richiedere informazioni sui dati personali conferiti;
Diritto di rettifica: richiedere una rettifica dei dati personali;
Diritto di cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati;
Diritto di limitazione di trattamento: richiedere una limitazione del trattamento;
Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati.

Si precisa che, data la natura anonima e temporanea del trattamento (identificativo di sessione non riconducibile all'utente ed eliminazione automatica dei dati entro 15 minuti), l'esercizio dei diritti di accesso, rettifica e cancellazione potrebbe risultare oggettivamente impossibile in quanto il Titolare non è in grado di identificare l'interessato ai sensi dell'art. 11 del GDPR.

L'utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure, in alternativa, presentare ricorso all'Autorità Giudiziaria competente.

10. STRUMENTI DI ANALISI STATISTICA

Il presente sito utilizza Web Analytics Italia (WAI), il servizio di analisi statistica messo a disposizione dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) per le pubbliche amministrazioni italiane.

Il servizio è configurato in modalità anonima e senza cookie: l'indirizzo IP degli utenti viene troncato (rendendo impossibile la re-identificazione) prima di essere memorizzato sui server gestiti da AgID, ubicati in Italia. Non vengono installati cookie sul dispositivo dell'utente.

I dati raccolti (pagine visitate, durata della visita, tipo di dispositivo, lingua del browser, paese di origine inferito dall'IP anonimizzato) sono utilizzati esclusivamente per finalità statistiche, allo scopo di comprendere come gli utenti interagiscono con il servizio e migliorarlo. Il contenuto delle conversazioni con il chatbot non viene in alcun modo trasmesso a Web Analytics Italia.

Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR e dell'art. 2-ter del Codice Privacy, in quanto l'analisi statistica anonima è funzionale all'erogazione di un pubblico servizio.

Maggiori informazioni sono disponibili sul sito ufficiale di Web Analytics Italia.

11. FINALITÀ DIVERSA DEL TRATTAMENTO

Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quelle iniziali, fornirà all'interessato una nuova informativa prima di tale ulteriore trattamento.

12. MODIFICHE

Il Titolare del trattamento si impegna ad informare l'utente circa eventuali variazioni del presente documento; si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente. Si consiglia di controllare regolarmente la documentazione prima del conferimento dei dati personali.